loader
Urządzenia biurowe

Najważniejsze wskazówki dotyczące wynajmu urządzenia wielofunkcyjnego dla Twojej firmy

Urządzenie wielofunkcyjne (MFD) jest maszyną biurową, która łączy w sobie funkcje wielu urządzeń, tak aby zajmować mniej miejsca w domu lub małej firmie, lub aby zapewnić scentralizowane zarządzanie dokumentami, dystrybucję i produkcję w dużym biurze. Typowe urządzenie wielofunkcyjne oferuje połączenie (niektórych lub wszystkich) funkcji drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania.

Wynajmowanie urządzenia wielofunkcyjnego jest jednym ze sposobów na uniknięcie początkowych nakładów kapitałowych wymaganych przy zakupie bezpośrednim. Chociaż całkowity nakład jest nieco wyższy w czasie w przypadku umowy najmu, w porównaniu do zakupu bezwarunkowego, istnieją uzasadnione powody, aby rozważyć to podejście jako metodę finansowania urządzeń biurowych.

Wynajem jest dobrze ugruntowaną i efektywną podatkowo formą finansowania, która, gdy jest prawidłowo skonstruowana, może również umożliwić efektywny kosztowo dostęp do najnowszej technologii w odpowiednim czasie.

Jak działa wynajem urządzeń wielofunkcyjnych w praktyce?

Umowa wynajmu jest umową pomiędzy firmą finansującą a klientem, która daje klientowi możliwość korzystania z urządzenia przez okres czasu - zazwyczaj 36 miesięcy. W związku z tym, zamiast większych nakładów kapitałowych, regularnie, z miesiąca na miesiąc, dokonywane są mniejsze płatności.

Kto zatrzymuje sprzęt po zakończeniu okresu wynajmu?

Własność urządzenia pozostaje w rękach dostawcy usług finansowych, co oznacza, że sprzęt nie jest wykazywany w bilansie firmy, a zatem nie są stosowane odpisy amortyzacyjne.

Dlaczego powinienem zdecydować się na wynajem mojego urządzenia wielofunkcyjnego?

Wynajem urządzeń wielofunkcyjnych jest najbardziej popularnym wyborem dla małych firm, które potrzebują średniej lub dużej ilości kserokopiarek lub drukarek, podobnie jak duże organizacje, które wolą zachować ściślejszą kontrolę nad swoimi finansami i cieszyć się efektywnością podatkową i możliwościami modernizacji, jakie daje umowa najmu w porównaniu z zakupem.

wielofunkcyjne urządzenie biurowe

Jakie są korzyści z wynajmu urządzenia wielofunkcyjnego?

Dla wielu firm zakup tego ważnego urządzenia biurowego może być zniechęcającą inwestycją, głównie ze względu na wysoką kwotę początkową, ale także perspektywę, że urządzenie stanie się przestarzałe za trzy lata. Wynajem urządzenia może okazać się mądrzejszą alternatywą z licznymi korzyściami biznesowymi:

  • Budżetowanie: Wiele firm uzyskuje przychody w czasie, więc "płacić w miarę używania" ma sens: Po co wypłacać jedną sumę ryczałtową, gdy z wynajmu, można dokonać mniejszych, bardziej zarządzanych płatności w umowie dostosowanej do bieżących potrzeb.
  • Efektywność podatkowa: Wynajem może zmniejszyć ogólny rachunek podatkowy, ponieważ koszt jest odliczany jako koszt operacyjny, zmniejszając tym samym koszt netto wynajmu sprzętu.
  • Unowocześnianie technologii: Dobrze wiadomo, że urządzenie wielofunkcyjne nie jest aktywem biznesowym, który docenia, w rzeczywistości aktywa IT amortyzują się szybciej niż zdecydowana większość innych zakupionych aktywów. Wynajem może dać Ci większą swobodę w uaktualnianiu do najnowszej technologii. Natomiast firma, która posiada własny sprzęt biurowy, może go unowocześniać jedynie poprzez reinwestycje i pozbywanie się istniejącego majątku.
  • Kapitał: To ma sens, aby korzystać z kapitału na rozwój firmy lub uznanie zakupów biznesowych. Wynajem urządzeń biurowych zachowuje cenne zasoby dla tych celów i innych możliwości biznesowych.

Moje najważniejsze wskazówki dotyczące wynajmu urządzeń wielofunkcyjnych

Przeanalizuj to: Twój dostawca rozwiązań musi przeprowadzić pełny audyt wymagań Twojej firmy, obejmujący wszystko, od wykorzystania i użytkowników po szczyty i korki sieci. Należy również wziąć pod uwagę 20% dodatek na wzrost, biorąc pod uwagę, że okres wynajmu wynosi zazwyczaj trzy lata.

Jazda próbna: Przy podejmowaniu decyzji pomiędzy dwoma lub trzema modelami kopiarek, poproś o demonstrację, jak działają maszyny. Lub, jeśli chodzi o jakość druku kolorowego, poproś przedstawiciela handlowego o przesłanie kopii lub wydruków własnych plików dokumentów, aby upewnić się, że jesteś zadowolony.

Kiedy nie należy: Jeśli Twoja wydajność jest niska, prawdopodobnie nie potrzebujesz wynajmować "biznesowego" urządzenia wielofunkcyjnego. Lepiej będzie kupić mniejsze urządzenie wielofunkcyjne lub drukarkę laserową, których cena będzie znacznie niższa, chyba że potrzebujesz zaawansowanych funkcji urządzenia wielofunkcyjnego lub drukarki biznesowej.

Przelicz liczby: Poproś swojego księgowego o przeprowadzenie obliczeń w celu określenia, która opcja jest najlepsza dla Twojej firmy - zakup czy wynajem?